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Note de confidentialité

0.    Informations générales

Sécurité et vie privée sont importantes pour vous, nous en sommes bien conscients. C’est pourquoi nous estimons qu’il est essentiel de protéger la vie privée de nos membres et  entreprises. Notre priorité est de garantir une sécurité élevée et de veiller à ce que vous ayez confiance dans le fait que vos informations sont sécurisées et accessibles lorsque vous en avez besoin.

Vous êtes peut-être gérant(e) d'une entreprise FCA, auditeur d’un organisme de certification FCA ou membre du Conseil d'Administration d’OVOCOM. Quelle que soit votre relation avec OVOCOM, il est possible que nous disposions d’informations personnelles à votre sujet. En effet, vos nom et prénom peuvent déjà être considérés comme des données personnelles. Dans cette note de confidentialité, vous apprendrez ce que nous faisons avec vos informations personnelles et pourquoi nous pouvons vous les demander.

 

1.    Traitement de données personnelles
Il est possible que nous traitions certaines de vos données personnelles. Cette opération se fait toujours dans le cadre de votre relation avec OVOCOM. Nous nous limitons au strict nécessaire pour vous fournir un service de qualité.


Toutes vos données sont gérées en interne au sein de notre organisation. Nous ne transmett(r)ons jamais vos informations personnelles à des tiers, sauf dans des cas exceptionnels, par exemple lorsqu’un contrat l’impose (pour les entreprises FCA) ou si nous sommes légalement obligés de la faire (par exemple dans le cas de poursuite judiciaire à l’encontre de votre entreprise). Mais même dans ces cas, nous nous limiterons toujours à communiquer le minimum nécessaire.

 

2.    Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

 

2.1.    Pour les membres et les entreprises adhérentes aux standards
La gestion et la conservation de toutes les données personnelles qu’OVOCOM a reçues directement ou par l’intermédiaire d’un tiers concernant :

  • les (candidats) entreprises FCA
  • les (candidats) débits de viande CC-03
  • les (candidats) entreprises de transport fluvial CC-04

 

Quelles données collectons-nous ?

  • Données d’identification personnelles :

- Nom et prénom

- Adresse courriel, numéro de téléphone et/ou de GSM

  • Emploi actuel
  • Fonction dans l’entreprise

 

A quelles fins utilisons-nous vos données ?
Envoi de communications, prise de contact en cas de questions ou de plaintes, …

 

Pendant combien de temps gardons-nous vos données ?
Nous gardons vos données jusqu’à 10 ans après que votre certificat ou attestation ait été arrêté.

 

2.2.    Pour l’achat de biens ou de services

La gestion et la conservation de toutes les données personnelles qu’OVOCOM a reçues directement ou par l’intermédiaire d’un tiers lors de demande de services matériels ou immatériels (login, autocollants, formations, …)
 

Quelles données collectons-nous ?

  • Données d’identification personnelles

- Nom et prénom,
- Adresse courriel, numéro de téléphone et/ou de GSM

  • Emploi actuel
  • Fonction dans l’entreprise

 

A quelles fins utilisons-nous vos données ?
Afin de pouvoir suivre qui a commandé des services ou produits chez nous, garantir que chaque login est personnel et n’est lié qu’à une seule personne

 

Pendant combien de temps gardons-nous vos données ?
Jusqu’à 7 ans après la commande de votre service ou produit. Dans le cas d’un login, jusqu’à 7 ans après que vous nous ayez signalé que votre login pouvait être supprimé.

 

2.3.    Demandes d’emploi

La gestion et la conservation de toutes les données personnelles qu’OVOCOM a reçues des personnes qui postulent chez OVOCOM, que ces personnes aient été, ou non, engagées.


Quelles données collectons-nous ?

  • Données d’identification personnelles :

- Nom et prénom,
- Adresse courriel, numéro de téléphone et/ou de GSM

  • Emploi actuel
  • Fonction dans l’entreprise
  • Composition de famille (si communiqué)
  • Numéro de registre national (si communiqué)
  • Diplômes
  • Carrière

 

A quelles fins utilisons-nous vos données ?

  • Pour faire un choix fondé entre les candidats
  • Pour mettre en place une réserve de recrutement et contacter à nouveau des candidats potentiels si nécessaire
     

Pendant combien de temps gardons-nous vos données ?
7 ans après la demande d’emploi

 

2.4.     Relations publiques
Quelles données collectons-nous ?

  • Données d’identification personnelles:

- Nom et prénom
- Adresse courriel

  • Emploi actuel
  • Cookies

 

A quelles fins utilisons-nous vos données ?
Afin que vous puissiez recevoir les bulletins d’information d’OVOCOM, que nous puissions communiquer avec vous, que vous puissiez sauvegarder votre nom d’utilisateur (login) sur notre site web.


Pendant combien de temps gardons-nous vos données ?
Au maximum 2 ans après que vous nous ayez fait savoir que vous ne souhaitiez plus recevoir de telles communications.

 

3.    Quels sont vos droits personnels ?
Le Règlement général sur la protection des données vous accorde différents droits :

  • Droit d'accès aux données et d’obtention d’une copie de celles-ci ;
  • Droit de rectification des données ;
  • Droit à l'effacement («droit à l'oubli») ;
  • Droit à la limitation du traitement ;
  • Droit à la portabilité des données.

 

3.1.     Droit d'accès et d’obtention d’une copie
Vous avez le droit de nous demander si nous traitons vos données personnelles. Si tel est le cas, vous avez également le droit d‘accéder à vos données personnelles et de recevoir les informations suivantes :
•    Pourquoi nous recueillons vos données ? ;
•    Quel type d'informations vous concernant recueillons-nous ? ;
•    Qui a accès à vos données personnelles ? Celles-ci sont-elles envoyées à des tiers ?
•    Combien de temps gardons-nous vos données ?

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours obtenir une copie des informations que nous traitons. Toutefois, la collecte de ces informations peut prendre un certain temps. Nous vous demandons donc de nous accorder un délai de 30 jours ouvrables pour vous envoyer ces informations. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.2.     Droit de rectification des données
S'il s’avère que certaines de vos données ne sont pas/plus correctes, vous pouvez nous le faire savoir. Nous modifierons vos données le plus rapidement possible et nous vous les enverrons ensuite pour approbation.  Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.3.    Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
Ce droit signifie que vous pouvez nous demander de supprimer toutes vos données personnelles de notre base de données. Depuis la publication du Règlement général sur la protection des données, nous nous sommes efforcés de rendre cela possible. Il s’agit d’un processus complexe ; d’une part parce que nous devons évaluer chaque demande au cas par cas, et d’autre part parce que nous devons maintenir un équilibre entre votre droit d’exercer un contrôle sur vos données personnelles et notre droit de fonctionner de manière correcte et efficace.


Si vous avez une demande d’effacement, veuillez envoyer un courriel à info@ovocom.be en indiquant comme objet « effacement de données personnelles ». Vous recevrez une réponse automatique confirmant que nous avons reçu votre demande. Ensuite, nous évaluerons votre demande et nous supprimerons vos données si possible.


Il se peut que vos données ne puissent pas être effacées : en effet, certaines données sont indissociables de certaines exigences légales (telles que la comptabilité). Nous sommes légalement obligés de garder ces données pour une durée déterminée.
Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.4.     Droit à la limitation du traitement
En tant que personne concernée, vous avez le droit de limiter notre traitement de vos données, et ceci dans deux sens : vous pouvez exiger que nous ne traitions plus vos données, mais aussi que nous ne les supprimions pas, de sorte que vous puissiez continuer à les consulter.


Vous pouvez limiter le traitement de vos données pour les raisons suivantes :

  • Vous contestez l'exactitude des données personnelles : dans ce cas, le traitement des données est arrêté pour vous permettre de vérifier si elles sont correctes ;
  • Le traitement est illégal : vous vous opposez à la suppression des données, mais vous demandez tout de même une limitation du traitement;
  • Vous avez besoin des données pour l’établissement, l'exercice ou le soutien d'une procédure judiciaire : le responsable du traitement ne peut pas supprimer les données, même s’il n’en a plus besoin pour des fins de traitement ;
  • Vous avez fait une objection au traitement : le traitement est arrêté pendant le traitement de la plainte.

Si vous souhaitez recourir à votre droit de limitation du traitement, vous pouvez nous en avertir par écrit. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.


3.5.    Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de nous demander de vous transmettre vos données personnelles. Une autre possibilité est que nous transmettions vos données à une autre société qui, à son tour, traitera vos données. Nous ferons de notre mieux pour vous envoyer vos informations dans un délai raisonnable. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

4.    Données de contact du responsable du traitement  
Si vous avez une question concernant le traitement de vos données personnelles, vos droits en tant que personne concernée ou si vous souhaitez obtenir des informations sur notre politique de confidentialité, veuillez contacter le responsable :

  • Nom : Verhulst
  • Prénom : Bart
  • Adresse : Rue de l’Hôpital 31, 1000 Bruxelles, Belgique
  • Courriel : info@ovocom.be
  • Tél : +32 (0)2 514 01 86

Vous recevrez une réponse dans les deux jours, accusant réception de votre demande. Nous évaluerons ensuite votre demande.

 

5.    Plaintes
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez recourir à la procédure de plainte.


Vous pouvez soit choisir de d’abord adresser votre plainte auprès de notre responsable du traitement des données. Il/elle analysera votre problème et, le cas échéant, adaptera nos procédures. Vous trouverez ses coordonnées sous le point 4.


Vous pouvez aussi opter de directement introduire votre plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Celle-ci examinera votre plainte de manière approfondie. Les coordonnées de l’Autorité de protection des données sont les suivantes :

 

Autorité de protection des données

  • Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles, Belgique
  • Courriel : ommission@privacycommission.be
  • Tél : +32 (0)2 274 48 00
  • Fax: +32 (0)2 274 48 35
  • Site web : https://www.privacycommission.be

 

 

Version 0.1 - 25/05/2018

 

Ovocom asbl

31, rue de l'Hôpital

1000 Bruxelles

Tél. +32 (0) 2 514 01 86

Fax +32 (0) 2 514 05 29

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