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Etat d’avancement: Covid-19 et audits FCA


Au niveau international, des mesures sont toujours en place dans plusieurs pays pour ralentir la propagation du Covid-19. Les mesures varient d'un pays à l'autre et varient parfois au sein de différentes régions d'un même pays.
 

À partir de la semaine du 11 mai, plusieurs pays travaillent à un redémarrage progressif des entreprises et à un assouplissement des mesures. Toutefois, cette situation diffère d'un pays à l'autre.
 

Il est important de toujours respecter les mesures prises par les autorités locales.

OVOCOM organise des réunions de suivi bimensuelles avec les gestionnaires de référentiels internationaux afin d'évaluer la situation au niveau international ainsi que l'application de modalités d'audit adaptées. 
 

Depuis le 13 mars, des procédures d'audit adaptées sont prévues pour les entreprises FCA, dans lesquelles l'audit sur site ne peut être effectué en raison des mesures liées à la crise du Covid-19. L’audit sur site peut être reporté pour une durée maximale de 6 mois.  Un audit documentaire doit cependant avoir lieu avant l'expiration du certificat.  Cela peut se faire par vidéoconférence, téléphone, courrier électronique et autres moyens disponibles permettant à l'auditeur d'effectuer les vérifications nécessaires. Des audits sur site peuvent encore avoir lieu au cours de cette période, sous réserve de l'accord des deux parties et en tenant compte des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur. 

À partir du 11 mai, nous entrerons dans une phase transitoire d'assouplissement des mesures et de redémarrage des activités. À partir du 1er juin, les audits FCA devront se dérouler selon le calendrier normalement prévu.
 

*
 

Calendrier et exemple :

 

 

Exemple 1

La date prévue pour l'audit de renouvellement de la société certifiée FCA était le 10 avril. En raison des mesures mises en place pour lutter contre la propagation du Covid-19, l’audit sur site n’a pas pu être organisé et a été reporté. Un audit documentaire à distance a été effectué le 4 mai, avant la date d'expiration du certificat.  

L'audit sur site (à savoir la partie restante de l'audit) devra avoir lieu avant le 10 octobre (c'est-à-dire au plus tard 6 mois après la date initialement prévue).

Exemple 2

Un audit dans une société FCA est prévu le 14 juin, l'audit complet sera effectué sur site. En concertation avec l’organisme de certification, il est possible d'effectuer à l’avance une partie de l'audit à distance, afin de limiter la durée de l'audit sur site du 14 juin.
 

Une partie de l'audit peut être effectuée à distance sous réserve de pouvoir présenter les documents requis de façon numérique et de pouvoir répondre aux questions posées.          


Général

Afin de limiter la durée de l'audit sur site, il est possible de réaliser une partie de l'audit à distance, de commun accord avec l'organisme de certification. Les éléments qui peuvent être évalués positivement à l'avance par l’auditeur ne devront plus être contrôlés lors de la visite sur site.  Les documents nécessaires à cet audit à distance doivent pouvoir être soumis à l’auditeur sous forme numérique.
 

La situation et les modalités pratiques peuvent varier d'un opérateur à un autre. Un audit documentaire et un audit partiel à distance nécessitent également une préparation et du temps.
 

Si un opérateur préfère un audit ordinaire et complet sur site, cela reste possible, à condition de pouvoir appliquer les mesures de sécurité, telles que la distanciation sociale et l'hygiène des mains et sous réserve de l'accord des deux parties.
 

La possibilité de faire réaliser un audit partiel à distance – de commun accord avec votre organisme de certification – s’applique jusqu'à nouvel ordre (tant que des mesures dans le cadre de la lutte contre le Covid-19 sont en vigueur).

11 mai 2020
 

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