en nl fr

Leden

Nog niet
geregistreerd?

Maak een
account aan
om toegang
te krijgen tot
het leden-
gedeelte.
schrijf
u in
Stand van zaken: COVID-19 en FCA audits


Stand van zaken: COVID-19 en FCA audits
 

Internationaal zijn er in verschillende landen nog steeds maatregelen van kracht om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan. De maatregelen verschillen van land tot land en soms binnen verschillende regio’s van een land.
 

In verschillende landen wordt vanaf 11 mei gewerkt aan een geleidelijke heropstart van bedrijven en versoepeling van de maatregelen. Deze situatie verschilt echter tussen de landen.
 

Het is belangrijk om steeds de maatregelen van de lokale overheden op te volgen.

OVOCOM organiseert tweewekelijkse opvolgbesprekingen met de internationale schemahouders om de situatie internationaal te evalueren evenals de toepassing van de aangepaste audit modaliteiten. 
 

Sinds 13 maart zijn aangepaste auditprocedures mogelijk voor bedrijven waarbij de audit ter plaatse tot maximaal 6 maanden kan worden uitgesteld.  De voorwaarde is dat een documentaire audit wordt uitgevoerd voor het verstrijken van het certificaat.  Dat kan via videoconference, telefoon, en andere beschikbare middelen waarbij de auditor de nodige verificaties kan doen. Audits ter plaatse konden in de afgelopen periode nog steeds plaatsvinden, mits instemming van beide partijen, en rekening houdend met de geldende hygiëne- en veiligheidsvoorschriften. 
 

Vanaf 11 mei komen we in een overgangsfase van versoepeling van de maatregelen en heropstart van activiteiten. Vanaf 1 juni dienen FCA audits te verlopen volgens de normaal voorziene tijdsschema’s.
 

*
 

Tijdslijn en voorbeelden:

Voorbeeld 1

De voorziene hercertificatie-audit bij het FCA bedrijf was gepland op 10 april, omwille van COVID-19-maatregelen kon de audit ter plaatse niet doorgaan en werd deze uitgesteld.  Een documentaire audit vanop afstand werd uitgevoerd op 4 mei voor de vervaldatum van het certificaat.     
                      

De audit ter plaatse (dus het resterende deel van de audit) dient plaats te vinden voor 10 oktober (dus uiterlijk 6 maanden na de oorspronkelijk voorziene datum).

Voorbeeld 2

Een audit bij een FCA bedrijf wordt voorzien op 14 juni, de volledige audit wordt on site uitgevoerd. De mogelijkheid wordt geboden om - in overleg tussen de certificatie instelling en het bedrijf - een deel van de audit op voorhand vanop afstand uit te voeren om de tijd van de audit ter plaatse op 14 juni te beperken.
 

De voorwaarde voor het uitvoeren van een deel vanop afstand is dat de nodige documenten kunnen digitaal getoond en vragen kunnen worden beantwoord.
 

Besluit

Om de audittijd ter plaatse te beperken wordt de mogelijkheid geboden om in overleg tussen de certificatie instelling en het bedrijf een deel van de audit vanop afstand uit te voeren. De elementen die op deze manier vooraf kunnen worden afgecheckt door de auditor dienen dan niet meer te worden gecontroleerd op het bedrijf.   De voorwaarde is dat de nodige documenten digitaal kunnen worden voorgelegd.
 

De situatie en de praktische mogelijkheden kunnen verschillen tussen de operatoren. Ook een documentaire audit en een gedeeltelijke audit vanop afstand vragen voorbereiding en tijd.
 

Wanneer een operator de voorkeur geeft aan de normale en volledige audit ter plaatse dan is dat mogelijk, mits in acht name van de geldende veiligheidsmaatregelen zoals social distancing en handhygiëne en mits instemming van beide partijen.
 

De mogelijkheid om een deel van de audit vanop afstand te laten uitvoeren – in overleg met uw certificatie instelling – is geldig tot nader bericht (zolang maatregelen in het kader van de strijd tegen COVID-19 van kracht zijn).

 

 

11 mei 2020
 

Ovocom vzw

Gasthuisstraat 29

1000 Brussel

RPR Brussel

Tel. +32 (0) 2 514 01 86

BE 0474.646.635

Inschrijven

Privacy policy  I  Disclaimer  I  @ Ovocom 2021